เอกสารแต่ละอุตสาหกรรมไม่เหมือนกัน วิธีทำงานของเราจึงไม่เหมือนกัน
เราออกแบบสายการผลิตเอกสาร ชุดฟิลด์ข้อมูล และมาตรการความปลอดภัยให้ตรงกับประเภทเอกสาร ข้อกำหนดกำกับดูแล และระบบปลายทางของแต่ละอุตสาหกรรม
ภาครัฐ
หน่วยงานราชการต้องเก็บเอกสารระยะยาวและเรียกดูได้ทันทีเมื่อมีการตรวจสอบ เราออกแบบดัชนีตามปีงบประมาณ เลขที่หนังสือ และประเภทเอกสาร ให้ตรงกับวิธีที่เจ้าหน้าที่ค้นหาจริง
- เอกสารกระจายตามปีงบประมาณและหน่วยงานย่อย ค้นหาข้ามปีได้ยาก
- ต้องส่งเอกสารให้ผู้ตรวจสอบภายในกรอบเวลา แต่ตามหาต้นฉบับไม่ทัน
- เอกสารเก่าเปราะบางและมีตราประทับ สแกนด้วยเครื่องทั่วไปแล้วอ่านไม่ออก
- จัดโครงสร้างดัชนีตามปีงบประมาณ เลขที่หนังสือ และประเภทเอกสาร
- สแกนเอกสารเก่าและเอกสารเย็บเล่มด้วยค่ามาตรฐานแยกตามประเภท
- นำเข้าระบบ e-Saraban หรือระบบสารบรรณที่หน่วยงานใช้อยู่ พร้อมทดสอบการค้นหา
- คลังเอกสารดิจิทัลที่ค้นตามปีงบประมาณและเลขที่หนังสือได้
- ชุดเอกสารกำกับกระบวนการทำงานสำหรับผู้ตรวจสอบและประกอบ TOR
- ลดพื้นที่จัดเก็บเอกสารที่ไม่ต้องใช้งานประจำวัน
ธนาคารและการเงิน
งานสถาบันการเงินมีทั้งข้อกำหนดกำกับดูแลและข้อมูลลูกค้าที่อ่อนไหว เราทำงานภายใต้การควบคุมสิทธิ์เข้าถึงรายบุคคล และรองรับรูปแบบ On-site สำหรับแฟ้มที่ห้ามออกจากอาคาร
- แฟ้มลูกค้าและแฟ้มสินเชื่อกระจายหลายคลัง ขอดูย้อนหลังต้องรอเจ้าหน้าที่ค้นด้วยมือ
- เอกสาร KYC ต้องพร้อมให้ตรวจสอบเสมอ แต่จัดเก็บอยู่ในรูปกระดาษ
- ระเบียบภายในห้ามนำเอกสารลูกค้าออกนอกอาคาร
- ออกแบบ Metadata ตามเลขที่สัญญาและรหัสลูกค้า ให้ตรงกับวิธีค้นหาของทีมงาน
- ทำงานแบบ On-site ในพื้นที่ของธนาคาร พร้อม Chain of Custody รายแฟ้ม
- ส่งข้อมูลเข้าระบบ DMS เดิม พร้อมทดสอบสิทธิ์การเข้าถึงตามหน่วยงาน
- ไฟล์ค้นหาข้อความได้ พร้อมดัชนีที่เชื่อมกับระบบจัดเก็บเอกสารเดิม
- ร่องรอยการเข้าถึงและการเคลื่อนย้ายเอกสารที่ตรวจย้อนหลังได้ทุกแฟ้ม
- งานตรวจสอบภายในและงานบริการลูกค้าเรียกดูเอกสารได้จากหน้าจอเดียว
โรงพยาบาลและสาธารณสุข
เวชระเบียนถูกเรียกใช้ทุกวันและเป็นข้อมูลอ่อนไหวตาม PDPA เราจัดลำดับงานตามคิวนัดหมาย เพื่อให้โครงการเดินหน้าโดยไม่กระทบการให้บริการผู้ป่วย
- เจ้าหน้าที่ต้องเดินหยิบแฟ้มจากห้องเก็บก่อนถึงคิวตรวจ และมีความเสี่ยงที่แฟ้มจะหาไม่พบ
- ห้องเก็บเวชระเบียนเต็ม แต่กฎหมายกำหนดให้เก็บต่อเนื่องหลายปี
- ต้องคุมสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลสุขภาพอย่างเข้มงวดตามข้อกำหนด
- ทำดัชนีด้วย HN และประเภทเอกสาร เชื่อมเข้าระบบสารสนเทศของโรงพยาบาล
- จัดลำดับงานตามคิวนัดหมายล่วงหน้า ให้แฟ้มที่ต้องใช้ก่อนพร้อมใช้ก่อน
- ใช้ทีมเฉพาะสำหรับข้อมูลสุขภาพ พร้อมมาตรการเข้มกว่างานทั่วไป
- เวชระเบียนดิจิทัลที่เปิดดูได้จากห้องตรวจโดยไม่ต้องรอแฟ้ม
- ทะเบียนติดตามที่ตรวจสอบได้ว่าเอกสารแต่ละชุดอยู่ในขั้นตอนใด
- แผนงานที่ไม่กระทบการให้บริการผู้ป่วยระหว่างดำเนินโครงการ
ประกันภัย
งานประกันภัยแข่งกันที่ความเร็วในการหาเอกสารประกอบเคลม เราออกแบบชุดฟิลด์ให้ค้นจากเลขกรมธรรม์และเลขเคลมได้ทันที
- เอกสารเคลมและกรมธรรม์อยู่คนละชุด ต้องประกอบเรื่องด้วยมือทุกครั้ง
- แบบคำขอและเอกสารแนบมีทั้งฟอร์มพิมพ์และลายมือ ทำให้ค้นหาไม่ได้
- ปริมาณเอกสารเข้าใหม่ทุกวันจนงานค้างสะสม
- สกัดเลขกรมธรรม์ เลขเคลม วันที่ และคู่สัญญาด้วย AI พร้อมให้ทีมงานตรวจฟิลด์สำคัญ
- จัดชุดเอกสารตามเลขเคลมให้เปิดดูได้ครบทั้งเรื่องในครั้งเดียว
- จัดทีมปฏิบัติการต่อเนื่องรองรับเอกสารเข้าใหม่ตามรอบที่ตกลง
- ค้นเอกสารประกอบเคลมได้จากเลขกรมธรรม์หรือเลขเคลมโดยตรง
- งานค้างสะสมถูกล้างและมีรอบส่งงานที่คาดการณ์ได้
- รายงานคุณภาพรายแบตช์พร้อม Error Log สำหรับงานกำกับดูแล
โรงงานและอุตสาหกรรม
งานโรงงานมีทั้งแบบแปลนขนาดใหญ่และเอกสารระบบคุณภาพที่ต้องพร้อมให้ตรวจประเมิน เรารองรับการสแกนตั้งแต่ A5 ถึง A0 ในสายงานเดียวกัน
- แบบแปลนขนาดใหญ่ม้วนเก็บในตู้ ค้นหายากและเสี่ยงชำรุดทุกครั้งที่หยิบใช้
- เอกสารระบบคุณภาพต้องพร้อมให้ผู้ตรวจประเมินดู แต่กระจายตามฝ่าย
- รายงาน QC และ Inspection ย้อนหลังใช้อ้างอิงไม่ได้เพราะหาไม่เจอ
- สแกนแบบแปลนขนาดใหญ่ถึง A0 พร้อมปรับความคมชัดของเส้นและตัวอักษรเล็ก
- ทำดัชนีตามรหัสแบบ สายการผลิต และรอบการตรวจ
- ส่งมอบไฟล์ในรูปแบบที่เปิดใช้งานร่วมกับระบบเอกสารภายในโรงงานได้
- แบบแปลนและเอกสารระบบคุณภาพเรียกดูได้จากหน้างานโดยไม่ต้องหยิบต้นฉบับ
- ชุดเอกสารพร้อมให้ผู้ตรวจประเมินเข้าดูตามรอบการตรวจ
- ต้นฉบับที่เปราะบางถูกเก็บรักษาไว้โดยไม่ต้องนำออกใช้บ่อย
สถาบันการศึกษา
สถาบันการศึกษาต้องเก็บเอกสารนักศึกษาและบุคลากรระยะยาว พร้อมออกเอกสารย้อนหลังให้ศิษย์เก่าได้ตลอดเวลา
- คำร้องขอ Transcript ย้อนหลังต้องรอค้นแฟ้มจากคลังเอกสารเก่า
- งานวิจัยและวิทยานิพนธ์เก็บเป็นเล่มกระดาษ ค้นเนื้อหาภายในไม่ได้
- เอกสารบุคลากรต้องเก็บตามระเบียบและคุมสิทธิ์เข้าถึงแยกจากงานทั่วไป
- ทำดัชนีตามรหัสนักศึกษา ปีการศึกษา คณะ และประเภทเอกสาร
- OCR ภาษาไทยและอังกฤษบนงานวิจัยและวิทยานิพนธ์ ให้ค้นหาข้อความภายในเล่มได้
- แยกชั้นสิทธิ์เข้าถึงระหว่างเอกสารนักศึกษาและเอกสารบุคลากร
- ออกเอกสารย้อนหลังให้ศิษย์เก่าได้โดยไม่ต้องค้นแฟ้มกระดาษ
- คลังงานวิจัยที่ค้นหาด้วยคำในเนื้อหาได้ ไม่ใช่แค่ชื่อเรื่อง
- โครงสร้างสิทธิ์เข้าถึงที่แยกตามประเภทเอกสารอย่างชัดเจน
ข้อกำหนดที่ทุกอุตสาหกรรมต้องผ่านเหมือนกัน
ไม่ว่าเอกสารจะเป็นของหน่วยงานไหน กติกาพื้นฐานเรื่องความปลอดภัยและการตรวจสอบใช้ชุดเดียวกัน
PDPA
ข้อมูลส่วนบุคคลในเอกสารถูกจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงตามบทบาท และมีบันทึกการเข้าถึงทุกครั้ง
ระเบียบสารบรรณ
โครงสร้างดัชนีออกแบบให้สอดคล้องกับระเบียบงานสารบรรณและอายุการเก็บเอกสาร
การตรวจสอบภายใน
ทุกกล่องมี Chain of Custody และ Audit Trail ที่ตรวจย้อนกลับได้ทุกขั้นตอน
NDA ทุกระดับ
ทั้งระดับบริษัทและระดับพนักงานที่ปฏิบัติงานกับเอกสารของคุณ
ยังไม่เห็นอุตสาหกรรมของคุณในรายการนี้
เล่าโจทย์เอกสารขององค์กรมาได้เลย ทีมงานจะประเมินให้ว่าควรเริ่มจากขั้นตอนไหน